Счёт, КП и акт за 3D-печать: генератор документов онлайн

Чтобы собрать счёт, коммерческое предложение (КП) или акт для заказа 3D-печати, откройте генератор документов, выберите тип, впишите клиента и позиции с количеством и ценой, и справа сразу появится образец документа. Демо бесплатное и работает без входа. Оно показывает, как выглядит документ, но не отдаёт файл: PDF со своими реквизитами, логотипом и подписью делается в кабинете 3D Print Pricing.

Я сделал демо для простой ситуации: прежде чем заводить аккаунт, хочется увидеть, как будет выглядеть документ для клиента, и поиграть с позициями.

Как собрать документ в демо

1. Откройте генератор и выберите тип: «Счёт на оплату», «Коммерческое» или «Акт».
2. Впишите имя клиента и телефон.
3. Заполните позиции: наименование, количество, цена. Кнопка «Добавить позицию» добавляет строку, значок корзины убирает.
4. Смотрите превью: шапка с номером и датой, стороны, банковские реквизиты, таблица позиций и итог.

По умолчанию в демо две позиции: корпус с логотипом (12 шт. по 850 ₽) и подставка под телефон (4 шт. по 1400 ₽), итого 15 800 ₽. Реквизиты исполнителя в образце примерные, это не ваши данные.

Чего в демо нет: документ нигде не сохраняется, его нельзя скачать, в нём нет вашего логотипа, подписи и печати, а номера (например, «СЧ-241» у счёта) и НДС 0% подставлены для примера. Всё это появляется в кабинете, когда вы заводите свои реквизиты.

Какие документы бывают и чем они отличаются

Разбор того, какой документ когда нужен мастеру, есть в статье какие документы нужны мастеру 3D-печати. Про договор-оферту подробно в статье как составить договор-оферту. Это не юридическая консультация: какие формы вам нужны, зависит от вашего статуса и контрагентов, при сомнениях спросите бухгалтера.

Какой документ выставить в какой ситуации

Что даёт кабинет, кроме PDF

• Реквизиты один раз. Название, ИНН, банковские реквизиты, логотип и подпись хранятся в профиле и подставляются во все семь типов документов.
• Нумерация. Раздельная по типу и году, с настраиваемым префиксом: номер выглядит как ПРЕФИКС-ГОД-0001.
• Документ из заказа. Позиции, клиент и суммы берутся из заказов, и один документ можно привязать сразу к нескольким заказам.
• «Создать на основании». Из счёта выпускаются акт, накладная и УПД, из КП счёт, из договора счёт и акт. В PDF печатается строка «Основание: Счёт на оплату № … от …».
• PDF и DOCX. PDF скачивается и отправляется клиенту по email; DOCX-версия есть только на сайте.
• Ссылка для клиента. У КП и счёта есть публичная страница: КП клиент может принять или отклонить, счёт оплатить онлайн, если у вас подключена онлайн-оплата (она включается отдельно).
• Архив. Каждый документ хранится со снимком данных на момент создания: перескачать PDF можно позже, даже если вы поменяли реквизиты или карточку клиента.
• Просроченные счета. Счёт без оплаты старше 14 дней помечается «Просрочен».

Водяной знак и тарифы

Честно о том, чего в бесплатном варианте нет. На бесплатном тарифе и на Basic PDF выходит с водяным знаком, а вместо своего текста внизу подставляется стандартный. На Pro без водяного знака можно выпускать коммерческое предложение и накладную, на Web Plus и Web Team все семь типов. Это условия на дату публикации статьи, актуальные смотрите на странице подписки.

Какие ошибки чаще всего делают с документами

• Нет единой нумерации. Номера «от руки» дублируются и пропускаются. Автонумерация по типу и году снимает проблему.
• Счёт без срока действия. Цена и наличие меняются, поэтому срок действия лучше указать в тексте документа. В образце, например, стоит «Счёт действителен 3 банковских дня».
• Акт без позиций. Если акт ссылается на работы, перечислите их, а не пишите «оказаны услуги».
• Счёт вместо чека. Счёт фиксирует сумму, но не заменяет чек; про чек и налоговый статус см. налоги мастера: самозанятость или ИП и как принимать оплату мастеру.
• Забыли про дебиторку. Выставили счёт и забыли: что делать, если клиент не платит, разобрано в статье клиент не платит за 3D-печать.

Чем отличается от шаблонов в Word и бухгалтерских сервисов

• Word, Excel и Google Docs. Шаблон бесплатен, форму можно менять как угодно. Но номера, суммы и реквизиты вы ведёте вручную, а клиентов и заказы хранить негде.
• Бухгалтерские сервисы, например 1С или Контур.Бухгалтерия. Нужны, когда требуются учёт, отчётность и налоги. Мой генератор не бухгалтерская программа: он не ведёт учёт и отчётность, а выпускает документы под заказы мастерской.
• Этот генератор. Удобен, когда документы нужны под конкретные заказы 3D-печати: позиции подтягиваются из заказа, номера идут сами, а образец можно посмотреть без входа.

Что дальше

Образец готов, теперь посчитайте цену заказа в калькуляторе, а затем выставьте клиенту документ. Чтобы понять, какие бумаги вам понадобятся, прочитайте обзор документов мастера.